Privacyverklaring

OneSpec is een digitaal product van CORE829 SRL, die het beheert vanuit haar maatschappelijke zetel in Str. Mihai Eminescu, 10, Roman, România, CUI/CIF RO54616345 — Reg. com. J2026029428009, telefoon +40 766 668 482 (Roemenië) · +39 375 946 8881 (Italië), PEC (Italiaanse gecertificeerde e-mail): niet van toepassing — CORE829 SRL is een vennootschap naar Roemeens recht, waarvoor dit systeem niet bestaat.

Voor elk verzoek over persoonsgegevens kunt u schrijven naar hello@onespec.eu. Er is geen functionaris voor gegevensbescherming (FG/DPO) aangesteld; contactgegevens van de DPO: niet van toepassing — geen DPO aangesteld op de datum van herziening.

Account: naam, e-mailadres, voorkeurstaal, land (bij de registratie afgeleid van het netwerk of de browsertaal), geboortedatum (bij de registratie alleen gevraagd om na te gaan of u meerderjarig bent), registratiedatum, verificatiestatus van het e-mailadres.

Verificatie in twee stappen (optioneel): als u deze inschakelt, bewaren we het geheim van de authenticatie-app versleuteld, de vingerafdruk (hash) van de herstelcodes en het aantal mislukte pogingen; de eenmalige codes die uw app genereert, bewaren we niet.

Organisatie: bedrijfsnaam, btw-nummer, adres, telefoon en e-mail die de gebruiker invoert in de huisstijlinstellingen.

Offerteaanvragen via de widget: naam, e-mail, telefoon, bedrijf en bericht van de potentiële klant, samen met de gekozen technische configuratie en de berekende indicatieve prijs.

Technische gegevens van de widget: hash van het IP-adres (het IP-adres zelf wordt niet bewaard), user agent, resultaat van de botcontrole, spamscore.

Ondersteuning: onderwerp, tekst en bijlagen (afbeeldingen of pdf) van de tickets die u in het platform opent, categorie, status, eventuele beoordeling van 1 tot 5, de antwoorden van ons team en de interne verwerkingsnotities (niet zichtbaar voor u).

Pagina ‘Contact’ (voor wie niet kan inloggen): naam, e-mailadres en bericht dat u invoert, gekozen onderwerp, taal en hash van het IP-adres (het IP-adres zelf wordt niet bewaard) om misbruik te beperken.

Activiteitenlogboek (auditlog) van administratieve handelingen en gevoelige bewerkingen, inclusief handelingen op tickets (identificatoren en soort handeling, zonder de tekst van berichten).

Uitnodigingsprogramma: uitnodigingscode, gekoppelde accounts, status van de uitnodiging en bedrag van de beloning; voor beloningen in geld de identificator van de Stripe Connect-rekening en de verzonden fiscale documenten (factuur en fiscaal woonplaatsattest).

Levering van de dienst en beheer van het account — uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG).

Ondersteuning via tickets — uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b). Antwoorden op berichten die via de pagina ‘Contact’ worden verzonden door personen zonder account — precontractuele of contractuele maatregelen op verzoek van de betrokkene (art. 6.1.b) en, voor niet-contractuele verzoeken, gerechtvaardigd belang om te antwoorden (art. 6.1.f).

Beveiliging, voorkoming van misbruik, frequentiebeperking en audit (ook op de pagina ‘Contact’ en bij tickets) — gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f).

E-mails over tickets (nieuw antwoord, ticket opgelost) zijn serviceberichten bij uw verzoek, geen commerciële berichten; u kunt ze uitschakelen in de meldingsvoorkeuren.

Verzenden van productinformatie en commerciële berichten — toestemming (art. 6.1.a), in te trekken via de pagina Account.

Fiscale en boekhoudkundige verplichtingen bij betaalde abonnementen — wettelijke verplichting (art. 6.1.c).

Uitnodigingsprogramma — uitvoering van het aanvaarde reglement (art. 6.1.b); controle en bewaring van de fiscale documenten van beloningen in geld — wettelijke verplichting (art. 6.1.c); controles tegen misbruik — gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f).

Accountgegevens: gedurende de hele relatie, verwijderd binnen 30 dagen na het verzoek tot verwijdering.

Offerteaanvragen, activiteitenlogboek en beveiligingslogs: bewaard zolang de organisatie actief is op het platform; er is momenteel geen geplande automatische verwijdering van deze gegevens, die op verzoek worden verwijderd volgens de procedure in de sectie ‘Rechten van de betrokkene’.

Supporttickets: gesloten tickets worden met berichten, interne notities en bijlagen automatisch verwijderd 730 dagen (24 maanden) na de laatste activiteit; opgeloste tickets zonder verdere reactie sluiten vanzelf na 7 dagen; geüploade maar nooit verzonden bestanden worden na 24 uur verwijderd. Deze termijn dient om eventuele geschillen over de verleende ondersteuning af te handelen en een recht in rechte te verdedigen.

Berichten van de pagina ‘Contact’: verwijderd 90 dagen na afhandeling en in elk geval binnen 365 dagen na ontvangst.

Meldingen in de applicatie: 365 dagen. Logboek van verzonden service-e-mails: 90 dagen.

Bij verwijdering van het account verwijderen we ook de tickets, berichten, interne notities en bijlagen die u hebt geopend en de ‘Contact’-berichten die met uw e-mail zijn verzonden; in het activiteitenlogboek blijven alleen identificatoren en soort handeling, zonder tekst.

Fiscale documenten bij betaalde abonnementen: gedurende de termijn die de fiscale en boekhoudkundige regels van de zetel van de verwerkingsverantwoordelijke voorschrijven.

Een ticket is zichtbaar voor de persoon die het heeft geopend, voor de eigenaars en beheerders van diens organisatie op het platform en voor uitdrukkelijk gemachtigde en tot geheimhouding verplichte supportmedewerkers van OneSpec. Elke keer dat onze medewerkers een bijlage openen, wordt dat vastgelegd. Voordat bijlagen beschikbaar worden gesteld, ondergaan ze een automatische veiligheidscontrole (detectie van schadelijke inhoud en integriteitshandtekening); geweigerde bestanden worden niet bewaard. Dit is een interne controle, geen antivirusdienst van derden. De interne notities van het team zijn niet zichtbaar voor de klant.

Voor uw contactgegevens en de afhandeling van ondersteuning treedt OneSpec op als verwerkingsverantwoordelijke. Als u in het ticket echter persoonsgegevens van derden invoert (bijvoorbeeld klanten van uw organisatie), verwerkt OneSpec die als verwerker, namens uw organisatie, volgens de verwerkersovereenkomst (DPA) en alleen om het verzoek op te lossen. Voer alleen de strikt noodzakelijke gegevens in.

Stuur nooit wachtwoorden, verificatiecodes, betaalkaartgegevens, bijzondere categorieën van persoonsgegevens (art. 9 AVG, bijvoorbeeld gezondheidsgegevens) of identiteitsdocumenten: die zijn niet nodig voor ondersteuning.

OneSpec maakt gebruik van de volgende leveranciers, die gegevens verwerken namens de verwerkingsverantwoordelijke op basis van overeenkomsten volgens art. 28 AVG:

• Convex (Convex, Inc.) — database, applicatiebackend en opslag van bestanden bij supporttickets. Locatie van de gegevens: Verenigde Staten van Amerika.

• Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd.) — beheer van abonnementen en betalingen; kaartgegevens worden rechtstreeks door Stripe verwerkt en gaan niet via OneSpec en worden er niet bewaard.

• Resend (Resend, Inc.) — verzending van transactionele e-mails (verificatiecodes, offertemeldingen, meldingen over supporttickets; die laatste bevatten niet de tekst van de berichten).

• Cloudflare Turnstile (Cloudflare, Inc.) — botcontrole bij het verzenden van offertes via de widget en bij de formulieren voor inloggen, registreren, wachtwoordherstel en ‘Contact’.

• Vercel (Vercel, Inc.) — hosting van de webapplicatie en de website, prestatiemeting (Speed Insights, zonder cookies) en geaggregeerde bezoekstatistieken (Web Analytics, zonder cookies, alleen na voorafgaande toestemming).

• PostHog (PostHog Inc.) — productanalyse en sessie-opname (klikken, scrollen, navigatie) om storingen op te sporen en te verhelpen; in formuliervelden getypte waarden blijven afgeschermd. Alleen actief na uitdrukkelijke toestemming via de cookiebanner.

• Sentry (Functional Software, Inc.) — detectie van technische fouten; de visuele sessie-opname (Session Replay) is alleen actief na dezelfde toestemming, terwijl het loutere melden van fouten altijd actief blijft om de veiligheid en stabiliteit van de dienst te waarborgen.

Eventuele doorgiften naar derde landen gebeuren op basis van de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie. De actuele lijst van subverwerkers met hun gegevens is op verzoek beschikbaar via hello@onespec.eu.

Als betrokkene kunt u de rechten uit de artikelen 15–22 AVG uitoefenen: inzage, rectificatie, wissing, beperking, overdraagbaarheid, bezwaar en intrekking van toestemming.

Inzage en overdraagbaarheid: via de pagina Account kunt u op elk moment een kopie van uw gegevens in JSON-formaat downloaden; de export bevat ook de supporttickets die u hebt geopend (met de antwoorden van ons team en de namen van de bijgevoegde bestanden) en de berichten die u via de pagina ‘Contact’ met uw e-mailadres hebt verzonden. De export bevat ook de interne verwerkingsnotities van uw tickets, binnen de wettelijke grenzen (informatie over andere personen of die de rechten van anderen zou schenden is uitgesloten). Technische beveiligingsgegevens (bijvoorbeeld het IP-adres, alleen als hash bewaard) zijn gepseudonimiseerde persoonsgegevens en kunnen worden opgevraagd via hello@onespec.eu.

Wissing: via de pagina Account kunt u de verwijdering van het account aanvragen; het verzoek wordt uitgevoerd na een bedenktijd van 30 dagen, behoudens bewaarplichten. Met het account worden ook de supporttickets die u hebt geopend, de bijbehorende berichten, interne notities en bijlagen verwijderd, evenals de berichten die u via de pagina ‘Contact’ met uw e-mail hebt verzonden.

Klacht: u kunt een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit als u van mening bent dat de verwerking in strijd is met de regels. Omdat de verwerkingsverantwoordelijke in Roemenië gevestigd is, is de leidende autoriteit de Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP, dataprotection.ro); u kunt zich in elk geval wenden tot de autoriteit van het land waar u woont of werkt (voor Nederland de Autoriteit Persoonsgegevens, voor België de Gegevensbeschermingsautoriteit, voor Italië de Garante per la protezione dei dati personali).

Eventuele wijzigingen van deze verklaring worden op deze pagina gepubliceerd met de nieuwe herzieningsdatum. Wezenlijke wijzigingen worden ook per e-mail aan geregistreerde gebruikers meegedeeld.

Voor contractuele vragen, geschillen of juridische mededelingen over dit document: office@core829.net.

Voor commerciële vragen: sales@core829.net. Voor ondersteuning bij de dienst en aanvragen voor Enterprise-abonnementen op maat: hello@onespec.eu.